Die Liste Dokumentvariablen zeigt die definierten Variablen an. Dabei unterscheiden wir vier grundlegende Variablentypen: Text, Bild, Barcode und vCard. Verwaltet (Anlegen und Entfernen) werden die Variablen über das Kontext-Menü (rechte Maustaste), zum Bearbeiten können sie aus der Liste heraus auch mit einem Doppelklick geöffnet werden.
Textvariablen
Wie alle Variablen brauchen die Textvariablen eine Bezeichnung, ist dieses Feld leer, ist der Schalter Fertig nicht aktiv. Das große Textfeld ermöglicht die Eingabe eines Beispielwertes oder des wirklichen Inhalts, je nachdem, was unter Eingabe ausgewählt ist.
Die vier Textfeld-Typen haben die folgende Bedeutung:
- Normal: Der Benutzer erhält bei der Bestellung ein Eingabefeld für eine freie Texteingabe. Vorbelegt wird das Feld mit dem hier eingetragenen Beispielwert.
- Fixiert: Dem Benutzer wird dieses Feld bei der Bestellung gar nicht angezeigt, es hat den eingetragenen Wert und kann nur hier verändert werden. Dieses Feld dient meist einer internen Verwendung in den graphischen Variablen wie Barcode oder vCard.
- Auswahl: Der Benutzer erhält bei der Bestellung statt eines Eingabefelds ein Auswahlmenü, dessen Werte hier festgelegt werden. Jede Zeile des großen Textfeldes ist dann später eine Auswahlmöglichkeit.
- Serienfeld: Variablen, die später zur Bestückung von Datenfeldern über hochzuladende Tabellen verwendet werden. (Aktuell noch nicht möglich).
Bildvariablen
Hier können über die Schaltfläche + Bilder hochgeladen werden. Die Eingaben Zielbreite, Zielhöhe und Auflösung werden einmal zu einer Überprüfung der Bildqualität dienen, haben derzeit jedoch keine praktische Bedeutung.
Bei Einsatz Individueller Upload dient ein Bild nur als Platzhalter, um die Position zu kontrollieren. Bei der Bestellung wird dem Endanwender ein Upload-Button gezeigt, mit dessen Hilfe er eine eigene Bilddatei hochladen kann.
Bei Einsatz Auswahl aus vordefinierter Liste wird dem Besteller später anstelle einer Upload-Möglichkeit ein Auswahlmenü mit den Bildnamen präsentiert. Aus dieser Liste kann dann ein Bild ausgewählt werden. Über + können Dateien dieser Liste hinzgefügt werden, Entfernen lassen sie sich über das Kontextmenü (rechte Maustaste) in der Dateiliste.
Die Ausrichtung und das Zuschneiden bestimmen die Bildpositionierung und -skalierung.
Barcodes
Die Einstellungen sind für diesen Typ sehr einfach: Unter Barcode-Typ wählen Sie die Art des Barcodes aus, der verwendet werden soll.
Unter Datenquelle wählen Sie dann die Textvariable, die den Wert für den Barcode liefert. Sie müssen also für einen Barcode immer erst eine Textvariable definieren, die Sie hier dann auswählen können.
vCards
Bei den vCards gibt es wenige Optionen, dafür aber sehr viel einzustellen. Das vCard-Format ist ein Textdatei-Format zur Übermittlung von Adress-Informationen, dass im Druck regulär immer durch QR-Codes (zweidimensionale Barcodes) realisiert wird.
Unter Allgemein geben Sie die personenbezogenen Daten ein und die Version (es gibt verschiedene Definitionen für vCards, 4.0 ist die aktuellste und somit die Standard-Vorgabe). Sie finden für die einzelnen Felder, die in einer vCard möglich sind, jeweils eine Auswahl, in der Sie festlegen können, welche Textvariable Ihres Dokument an dieser Position in die vCard eingetragen werden soll. Leere Felder sind kein Problem, diese werden nicht in die vCard aufgenommen.
Die Reiter Geschäftlich und Privat schalten auf die Angaben zu Adressdaten und Nummern, jeweils einmal für die Geschäftsadresse und die Privatadresse. Es ist kein Problem, hier Einträge einfach leer zu lassen. Häufig wird z.B. bei geschäftlichen Visitenkarten gar kein privater Wert eingegeben.
Ebenso wie bei den Barcodes müssen also alle Informationen, die in eine vCard einfließen sollen, zuvor als Textvariablen definiert werden. Inhalte wie Straße, Postleitzahl oder Ort, die bei Firmenkarten in der Regel nicht variabel sind, können Sie dabei als Textvariablen mit der Eingabe Fixiert definieren. Damit tauchen diese bei einer Bestellung garnicht als Eingaben auf.